Home / Kỹ Năng Mềm / Các Nghi Thức Giao Tiếp Cực Quan Trọng Cần Nhớ

Các Nghi Thức Giao Tiếp Cực Quan Trọng Cần Nhớ

Các nghi thức giao tiếp và phép xã giao này là nguyên tắc giao tiếp thật ra khá đơn giản, nhưng không phải ai cũng nhận thức tầm quan trọng của chúng để chú ý và thực hiện. Áp dụng một trong những bí quyết sau sẽ giúp bạn chiếm được lòng tin và để lại ấn tượng chuyên nghiệp trong lần gặp mặt đầu tiên với khách hàng hay các đối tác tiềm năng.

Các Nghi Thức Giao Tiếp

Nghệ thuật giới thiệu

Trong bất kỳ cuộc gặp gỡ hay họp mặt nào, khi cần giới thiệu mọi người với nhau, bạn nên giới thiệu người ở vị trí thấp hơn trước sau đó ở vị trí cao hơn, nghĩa là bạn phải nhắc tên người ở vị trí cao hơn đầu tiên. Ví dụ: bạn muốn giới thiệu Giám đốc của bạn – anh Hoàng với nhân viên mới – bạn Thanh. Cách giới thiệu theo đúng phải là: Thuật giao tiếp chuyên nghiệp tạo ra thành công “Anh Hoàng, đây là bạn nhân viên mới của phòng Marketing, bạn Thanh”; “Thanh, đây là Giám đốc bộ phận bán hàng của công ty chúng ta, anh Hoàng”.

Nếu hai người bạn cần giới thiệu có vị trí ngang nhau, hãy nhắc tên người nào bạn thân thiết hay bạn biết rõ hơn trước. Trong trường hợp bạn giới thiệu đối tác hay khách hàng của mình với bất kỳ ai, bất kỳ cấp bậc nào, tên của khách hàng/đối tác của bạn phải luôn được nhắc đến đầu tiên.

Trong lúc giới thiệu, nếu lúng túng quên tên người cần giới thiệu, bạn cũng đừng hốt hoảng. Hãy xin lỗi và hỏi lại tên người đó them một lần nữa, và lần này cố ghi nhớ.

Nghệ thuật bắt tay

Cái bắt tay trong lần gặp gỡ đầu tiên luôn lưu lại một ấn tượng mạnh mẽ với người đối diện. Bắt tay là cách chào hỏi trong giao tiếp phổ biến đối với người Á Đông. Một cái bắt tay yếu ớt đồng nghĩa bạn đang thiếu tự tin, rụt rè hay sự thờ ơ, thiếu tôn trọng người đối diện. Chính vì vậy, hãy nhìn vào mắt đối phương và bắt tay họ thật mãnh mẽ và chắc. Như thế, bạn đã thể hiện sự tự tin, thẳng thắn và chuyên nghiệp ngay từ lần giao tiếp đầu tiên.

Đối với phụ nữ, đặc biệt là phụ nữ Châu Á thường e dè và thụ động trong giao tiếp. Hãy ghi nhớ rằng, trong vấn đề kinh doanh, nam nữ luôn bình đẳng. Vì vậy, khi bắt tay hãy chủ động đưa tay ra trước. Khi thấy được sự tự tin nơi bạn, đối tác/khách hàng chắc chắn sẽ tin tưởng bạn hơn.

Nghệ thuật giao tiếp

Khi bạn giao tiếp với người khác, điều tối kỵ nhất là việc không chăm chú lắng nghe và cắt ngang khi người khác nói. Một cuộc giao tiếp trong công việc, bao giờ bạn cũng phải giữ thế chủ động với khách hàng nhưng lại tạo ra thế bị động đối với họ. Đó là cả một nghệ thuật.

– Biết đặt những câu hỏi, nói những điều để họ chia sẻ, nói về họ cho mình biết nhiều hơn. Cái sự đặt câu hỏi này cũng đòi hỏi sự khéo léo bởi tính tò mò là một điều không lịch sự.

– Luôn luôn đứng về phía khách hàng trong mọi trường hợp bằng cách công nhận ý kiến của họ, lời họ nói và… thể hiện sự đồng cảm với họ rồi sau đó lái theo ý của mình để đi đến cái mình muốn nói đến.

– Không được để khách hàng của bạn chấm dứt câu chuyện bằng ý kiến, quan điểm của họ mà mình phải là người mở, hoàn cảnh,  tạo ra bằng những câu nói, trường hợp khác. Nói chung, cái đích của mình là phải đến được là tạo hiệu ứng tốt trong cuọc giao tiếp dù đi đường thẳng hay đường vòng.

– Nếu bị từ chối thì cũng không nên khó chịu với họ mà phải vui vẻ. Tạo ra một sự cởi mở để có cơ hội tiếp xúc đàm phán nói chuyện lại trong tương lai bởi không biết được điều gì sẽ đến vào ngày mai khi mọi thứ luôn thay đổi.

Cách viết email

Bao nhiêu lần bạn sử dụng email công ty để trao đổi về những vấn đề về cá nhân, spam hay đùa giỡn với đồng nghiệp? Hãy dừng ngay việc này đi! Email để phục vụ cho công việc. Hình ảnh chuyên nghiệp của bạn cần được xây dựng từ điều nhỏ nhặt ngay từ đầu này.

Một email cần mở đầu bằng “Chào…” và kết thúc bằng từ “Thân mến,” cùng với chữ ký của bạn. Bạn không nên thêm vào biểu tượng mặt cười hay những hình tượng biểu hiện cảm xúc trong email. Có thể bạn muốn thể hiện sự thân thiện và thoải mái khi làm việc. Tuy nhiên, đối tác hay khách hàng có thể đánh giá bạn là người thiếu nghiêm túc.

Cuộc gọi hội nghị

Trước cuộc họp, bạn nên chuẩn bị một phòng họp thật yên tĩnh và kiểm tra đường dây điện thoại để đảm bảo chất lượng cuộc gọi. Khi bắt đầu, bạn nên giới thiệu tất cả những người tham dự phía dưới để đối phương biết họ đang nói chuyện với ai. Trong suốt cuộc họp, nếu không nghe rõ hoặc chưa hiểu rõ, bạn đừng ngại hỏi lại và xác nhận lại những gì đã nghe để tránh những hiểu lầm không đáng có.

Điện thoại di động

Điện thoại di động là vật bất ly thân của hầu hết các nhân viên văn phòng. Nó có thể cứu nguy cho bạn trong những trường hợp khẩn cấp nhất hay khi khách hàng/đối tác cần liên lạc với bạn và ngược lại. Nếu đang ở chỗ quá ồn, bạn nên dời đến một nơi khác yên tĩnh hơn để tránh phiền người nghe và có thể tập trung vào câu chuyện; hoặc nếu bạn không thể đi đến được chỗ nào khác, bạn nên xin lỗi và gọi lại cho họ. Bạn nên nói rõ khi nào bạn có thể gọi lại để khách hàng bạn hay đối tác không phải chờ đợi. Điều này thể hiện sự tôn trọng của bạn dành cho họ.

Ngay cả những người nhiều kinh nghiệm trong nghệ thuật giao tiếp cũng có khi phạm sai lầm. Nếu bạn rơi vào tình huống làm cho người khác khó xử; hãy chân thành xin lỗi họ nhưng đừng quá vồn vã hay thái quá. Chuyện bé xé to chỉ làm cho cả hai bên thêm ngượng ngùng và không thoải mái trong những lần gặp mặt sau. Cuối cùng, hãy cư xử với đồng nghiệp, khách hàng hay đối tác của bạn với sự tôn trọng. Đây là kim chỉ nam giúp bạn thành công trong bất kỳ tình huống giao tế nào trong công việc. Các tư thế trong giao tiếp như bắt tay, giới thiệu đúng cách là cả một nghệ thuật cần phải được rèn luyện trong thời gian dài.

Trung tâm Tư vấn và Đào tạo Cuộc Sống Đúng Nghĩa

Trụ sở TP.HCM: 47 / 2 Bùi Đình Túy, Phường 24, Quận Bình Thạnh – TP.HCM

Văn phòng Hà Nội: Toà nhà Ladeco, 266 Đội Cấn – Ba Đình – Hà Nội

Email: tuvan@kynang.edu.vn

Hotline: 0912000291 – 0966988360 (Thanh Trúc)

KHOÁ HỌC: Kỹ năng giao tiếp và trình bày hiệu quả

Xem thêm:

 

About Hương Trương

Đề xuất

10 cách để tiết kiệm tiền

Mỗi tháng bạn háo hức chờ nhận lương, tuy nhiên sau đó các hóa đơn, ...